A história do Konseo
Tudo começou
com uma conversa.
Não com um estudo de mercado, nem com uma ideia de seminário. Com uma amiga que me contou os seus dias, e o que lhe custavam.
O ponto de partida
Uma folha de cálculo, e dias que não acabavam.
É responsável administrativa e financeira. Falávamos de outra coisa, e chegou ao seu trabalho: tudo estava numa folha de cálculo. As despesas, os comprovativos, o acompanhamento dos projectos, os consultores, as notas de despesa. Tudo. E tudo levava um tempo que ela não tinha.
Como assegurava ao mesmo tempo a estrutura e projectos de duração determinada financiados por doadores, fazia cada coisa duas vezes. Um registo para a estrutura, outro para o projecto. A mesma factura, o mesmo fornecedor, o mesmo montante — duas vezes. E, entre os dois, cada documento vivia em algum lugar entre um dossiê, um servidor de ficheiros e um armário.
Perder-se entre a pilha de documentos em papel à frente e os documentos digitais.
Não era um problema de software de contabilidade. O software de contabilidade, tinha-o. O problema estava em torno dele: o trabalho que se faz antes de a contabilidade começar, e que ninguém conta.
A primeira decisão
Escrever primeiro o que o programa não faria.
Comecei a desenvolver para ela. E o primeiro gesto, antes do primeiro ecrã, foi traçar a fronteira — o repositório de código guarda o registo.
Definir o Konseo: o que faz e, sobretudo, o que não fará.
O documento, de ponta a ponta
- Receber o comprovativo: fotografia, PDF, digitalização, ou declaração de um original em papel
- Qualificá-lo uma única vez: data, terceiro, montante, natureza, imputação
- Dar-lhe uma referência única e um lugar no arquivo
- Manter a contabilidade SYSCOHADA sobre esses mesmos documentos
E não fará
- Produzir uma declaração de IVA
- Converter uma moeda noutra: o Konseo regista montantes, não faz câmbios
- Emitir transferências bancárias
- Substituir o trabalho do contabilista certificado
Um programa que promete tudo acaba por fazer mal uma coisa em cada duas. Este tinha de acabar com o duplo registo e com a procura de documentos. Não de se tornar um banco, nem um gabinete fiscal.
A viragem
O problema não era só dela.
À força de falarmos disso entre duas entregas, algo se tornou evidente: o que ela vivia, outros viviam de forma idêntica.
O gabinete de consultoria que abre um dossiê por cliente e volta a lançar os mesmos movimentos. A ONG que tem de prestar contas ao doador e reconstrói o relatório a partir de cinco folhas de cálculo. A PME que procura uma factura do ano passado em três lugares ao mesmo tempo. Não era uma situação particular: era a situação comum.
Deixámos então de fazer uma ferramenta à medida e começámos a apurar um produto. Os mesmos gestos, mas desenhados para três profissões em vez de uma.
PME
Uma entidade, uma equipa
A base, e as opções que se escolhem. Para a estrutura que quer, antes de tudo, deixar de perder os seus documentos.
Gabinete
Um dossiê por cliente
Sem limite de número, com a contabilidade SYSCOHADA incluída. Para aqueles cuja profissão é manter os livros dos outros.
Instituições
Várias entidades
Orçamentos por doador e o relatório financeiro anual. Para projectos com financiamento externo.
O que se aprende a entregar
Cinco lotes, e um que não se vendeu.
O programa não foi pensado de uma só vez. Foi entregue por partes, a alguém que o usava entre duas entregas e que dizia o que não estava bem.
- 01
A base.
Multi-entidade e multi-projecto, o diário dos comprovativos, o arquivo unificado, as contas e as permissões. Todo o resto se liga a isto.
- 02
Os terceiros e os fluxos.
Um cliente, um fornecedor, um trabalhador: uma única ficha. Os compromissos, os vencimentos, os pagamentos, as facturas a clientes, as notas de despesa, a reconciliação bancária.
- 03
O tempo e os relatórios.
As folhas de horas, a sua validação, os relatórios fixados, os fechos mensais, o painel de bordo.
- 04
As reuniões.
Gravação, transcrição, actas, seguimento das decisões. Previsto, documentado, nunca vendido. Não insistimos naquilo que ninguém quis.
- 05
Os códigos analíticos.
O diário, a caixa e os seus fechos, o resultado por código. Este lote nasceu de uma segunda sociedade, com a sua própria folha de tesouraria para retomar.
Uma instalação por sociedade
Quando chegou a segunda sociedade, não foi uma segunda versão: foi uma segunda instalação, com a sua própria base de dados, o seu próprio endereço, os seus próprios ficheiros e a sua própria licença. Duas casas vizinhas, nunca um corredor entre elas. É isso que permite hoje vender o Konseo a um gabinete, a uma PME e a uma instituição sem que nenhuma tenha de confiar nas outras.
A opção assumida
Um programa que recusa.
A maioria das ferramentas avisa. Esta recusa. É a diferença entre uma mensagem que se clica para desaparecer e uma porta que não se abre.
Gestos recusados
Alterar um lançamento validado, reabrir um mês encerrado, validar um lançamento desequilibrado, conciliar duas vezes a mesma linha. Não são alertas: a base de dados não os aceita.
Um documento, uma vez
Um documento já depositado é recusado no depósito seguinte. E um documento não se apaga: põe-se de lado, onde continua visível.
Licença expirada
O Konseo passa a leitura apenas. Já não se introduzem dados, mas lê-se e exporta-se tudo. Dez anos de arquivo não devem depender de uma factura não paga.
Esta opção custa caro em desenvolvimento, e faz resmungar nas primeiras semanas. É também a única razão pela qual um contabilista certificado aceita olhar para o que sai do programa.
O que não está terminado
Dizer o que falta, antes que se descubra.
Os pontos ainda abertos
- O plano de contas deve ser validado por um contabilista certificado local antes da entrada em funcionamento.
- A residência dos dados é decidida com cada cliente, antes da entrada em funcionamento.
- Os extractos bancários são lidos num formato CSV corrente, à espera do formato exacto de cada banco.
- Sem declaração de IVA, sem conversão de moedas, sem transferências. Era verdade no primeiro dia, continua a ser verdade.
Esta lista é publicada, não escondida. Um programa de gestão julga-se tanto pelo que se recusa a prometer como pelo que sabe fazer.
Onde está o Konseo
Instalado em várias estruturas, e sempre em obra.
Foi a partir daí que começámos a distribuí-lo. Estruturas que não têm nada a ver umas com as outras — e era exactamente isso que lhe pedíamos. Existe em francês, inglês e português, para a CEMAC, a UEMOA e mais além.
E continuamos a fazê-lo evoluir. Cada instalação traz uma questão que não tínhamos visto: um formato de extracto, uma maneira de classificar, um relatório que o doador exige de outra forma. O programa avança ao ritmo dos escritórios que o usam, não ao de um roteiro escrito de antemão.
Continua a ser o que era no primeiro dia: um programa que não substitui o seu contabilista, que não finge saber tudo, e que resolve aquilo que ninguém factura — o trabalho em torno dos documentos.
Um programa que nasce num escritório verdadeiro guarda algo desse escritório. É isso que lhe pedimos.
Quer ver o que isto dá na sua casa?
Diga-nos quantas entidades e projectos gere, e quem mantém os seus livros hoje. Uma demonstração marca-se na mesma semana.