L’histoire de Konseo
Tout est parti
d’une conversation.
Pas d’une étude de marché, pas d’une idée de séminaire. D’une amie qui m’a raconté ses journées, et de ce qu’elles lui coûtaient.
Le point de départ
Un tableur, et des journées qui n’en finissaient pas.
Elle est responsable administrative et financière. Nous parlions d’autre chose, et elle en est venue à son travail : tout se tenait sur un tableur. Les dépenses, les justificatifs, le suivi des projets, les consultants, les notes de frais. Tout. Et tout prenait un temps qu’elle n’avait pas.
Parce qu’elle portait en même temps la structure et des projets à durée déterminée financés par des bailleurs, elle faisait chaque chose deux fois. Une saisie pour la structure, une autre pour le projet. La même facture, le même fournisseur, le même montant — deux fois. Et entre les deux, chaque pièce vivait quelque part entre un classeur, un serveur de fichiers et une armoire.
Se perdre entre la pile de documents physiques posée devant soi et les documents numériques.
Ce n’était pas un problème de logiciel comptable. Le logiciel comptable, elle l’avait. Le problème était tout autour : le travail qu’on fait avant que la comptabilité commence, et que personne ne compte.
La première décision
Écrire d’abord ce que le logiciel ne ferait pas.
J’ai commencé à développer pour elle. Et le tout premier geste, avant le premier écran, a été de poser la frontière — le dépôt de code en garde la trace.
Poser Konseo : ce qu’il fait, et surtout ce qu’il ne fera pas.
La pièce, de bout en bout
- Recevoir le justificatif : photo, PDF, scan, ou déclaration d’un original papier
- Le qualifier une seule fois : date, tiers, montant, nature, ventilation
- Lui donner une référence unique et une place dans l’armoire
- Tenir la comptabilité SYSCOHADA sur ces mêmes pièces
Et ne fera pas
- Produire une déclaration de TVA
- Convertir une devise vers une autre : Konseo tient des montants, il ne fait pas le change
- Émettre des virements
- Remplacer le métier de l’expert-comptable
Un logiciel qui promet tout finit par mal faire une chose sur deux. Celui-ci devait supprimer la double saisie et la recherche de pièces. Pas devenir une banque, ni un cabinet fiscal.
Le basculement
Ce n’était pas son problème à elle.
À force d’en discuter entre deux livraisons, quelque chose est devenu évident : ce qu’elle vivait, d’autres le vivaient à l’identique.
Le cabinet de conseil qui ouvre un dossier par client et ressaisit les mêmes écritures. L’ONG qui doit rendre compte au bailleur et reconstitue son rapport à partir de cinq tableurs. La PME qui cherche une facture de l’an dernier dans trois endroits à la fois. Ce n’était pas une situation particulière : c’était la situation ordinaire.
Alors nous avons arrêté de faire un outil sur mesure, et commencé à peaufiner un produit. Les mêmes gestes, mais dessinés pour trois métiers au lieu d’un seul.
PME
Une entité, une équipe
Le socle, et les options qu’on choisit. Pour la structure qui veut d’abord arrêter de perdre ses pièces.
Cabinet
Un dossier par client
Sans limite de nombre, avec la comptabilité SYSCOHADA comprise. Pour ceux dont le métier est de tenir les livres des autres.
Institutions
Plusieurs entités
Des budgets par bailleur et le rapport financier annuel. Pour les projets sur financement extérieur.
Ce qu’on apprend en livrant
Cinq lots, et un qui ne s’est pas vendu.
Le logiciel n’a pas été pensé d’un bloc. Il a été livré par morceaux, à quelqu’un qui s’en servait entre deux livraisons et qui disait ce qui n’allait pas.
- 01
Le socle.
Multi-entité et multi-projet, le journal des justificatifs, l’archive unifiée, les comptes et les droits. Tout le reste s’y accroche.
- 02
Les tiers et les flux.
Un client, un fournisseur, un salarié : une seule fiche. Les engagements, les échéances, les règlements, les factures clients, les notes de frais, le rapprochement bancaire.
- 03
Le temps et les états.
Les feuilles de temps, leur validation, les rapports figés, les clôtures mensuelles, le tableau de bord.
- 04
Les réunions.
Enregistrement, transcription, comptes rendus, suivi des décisions. Prévu, documenté, jamais vendu. On n’insiste pas sur ce dont personne n’a voulu.
- 05
Les codes analytiques.
Le journal, la caisse et ses arrêtés, le résultat par code. Ce lot est né d’une deuxième société, avec son propre tableur de trésorerie à reprendre.
Une installation par société
Quand la deuxième société est arrivée, ce n’était pas une deuxième version : c’était une deuxième installation, avec sa propre base, sa propre adresse, ses propres fichiers et sa propre licence. Deux maisons voisines, jamais un couloir entre les deux. C’est ce qui permet aujourd’hui de vendre Konseo à un cabinet, à une PME et à une institution sans qu’aucune n’ait à faire confiance aux autres.
Le parti pris
Un logiciel qui refuse.
La plupart des outils préviennent. Celui-ci refuse. C’est la différence entre un message qu’on clique pour le faire disparaître et une porte qui ne s’ouvre pas.
Gestes refusés
Modifier une écriture validée, rouvrir un mois clôturé, valider une écriture déséquilibrée, lettrer deux fois la même ligne. Ce ne sont pas des alertes : la base ne les accepte pas.
Une pièce, une fois
Un document déjà déposé est refusé au dépôt suivant. Et on ne supprime pas une pièce : on la met au rebut, où elle reste visible.
Licence expirée
Konseo bascule en lecture seule. On ne saisit plus, mais on lit et on exporte tout. Dix ans d’archives ne doivent pas dépendre d’une facture impayée.
Ce parti pris coûte cher en développement, et il fait râler les premières semaines. C’est aussi la seule raison pour laquelle un expert-comptable accepte de regarder ce qui sort du logiciel.
Ce qui n’est pas fini
Dire ce qui manque, avant qu’on ne le découvre.
Les points encore ouverts
- Le plan de comptes doit être validé par un expert-comptable local avant la mise en service.
- La résidence des données se tranche avec chaque client, avant la mise en service.
- Les relevés bancaires sont lus dans un format CSV courant, en attendant le format exact de chaque banque.
- Pas de déclaration de TVA, pas de conversion de devises, pas de virements. C’était vrai au premier jour, c’est toujours vrai.
Cette liste est publiée, pas cachée. Un logiciel de gestion se juge sur ce qu’il refuse de promettre autant que sur ce qu’il sait faire.
Où en est Konseo
Installé dans plusieurs structures, et toujours en chantier.
C’est de là que nous avons commencé à le distribuer. Des structures qui n’ont rien à voir entre elles — et c’est exactement ce qu’on lui demandait. Il existe en français, en anglais et en portugais, pour la CEMAC, l’UEMOA et au-delà.
Et nous continuons à le faire évoluer. Chaque installation ramène une question qu’on n’avait pas vue : un format de relevé, une façon de classer, un état que le bailleur réclame autrement. Le logiciel avance au rythme des bureaux qui s’en servent, pas à celui d’une feuille de route écrite d’avance.
Il reste ce qu’il était au premier jour : un logiciel qui ne remplace pas votre comptable, qui ne fait pas semblant de tout savoir, et qui règle ce que personne ne facture — le travail autour des pièces.
Un logiciel qui naît dans un vrai bureau garde quelque chose de ce bureau. C’est ce qu’on lui demande.
Vous voulez voir ce que ça donne chez vous ?
Dites-nous combien d’entités et de projets vous gérez, et qui tient vos livres aujourd’hui. Une démonstration se cale dans la semaine.